Si fa seguito alle Linee guida diramate nella materia richiamata in oggetto con circolare n. 23 prot. F/397-11727 del 27.10.2009  , per fornire le seguenti ulteriori istruzioni per i Servizi Demografici dei Comuni.

Come è noto, tutte le amministrazioni pubbliche sono tenute a dotarsi di uno o più indirizzi di posta elettronica certificata in conformità con le disposizioni normative vigenti, così come ricordate dalla Circolare n. 1/2010/001 del Dipartimento per la Digitalizzazione della Pubblica Amministrazione e l'Innovazione Tecnologica.

Tale impegno dovrà essere pertanto assicurato, in tempi rapidi, da tutti gli uffici comunali, rappresentando che, a far data dal 26 aprile 2010, sarà possibile richiedere il rilascio di caselle di PEC a titolo gratuito e per l'amministrazione stessa e per i propri dipendenti ed aderire ai relativi servizi, in relazione a quanto disposto dal predetto Dipartimento nell'ambito del servizio per il rilascio di caselle di posta elettronica certificata al cittadino.

Si ricorda altresì che l'indirizzo di posta elettronica certificata dovrà essere immediatamente reso noto al pubblico sul sito istituzionale del Comune, nonché comunicato direttamente dal Comune al Centro nazionale per l'informatica nella pubblica amministrazione (CNIPA, oggi DigitPA) che provvederà ad inserirlo all'interno dell'Indice delle Pubbliche Amministrazioni, che contiene l'elenco aggiornato degli indirizzi di posta elettronica delle strutture pubbliche.

A tale riguardo si precisa, in relazione alla circolare sopraindicata di questa Direzione, che tale elenco sarà di ausilio per le Rappresentanze consolari italiane all'estero che potranno più agevolmente individuare l'indirizzo di posta elettronica al quale la documentazione andrà trasmessa a mezzo PEC.

Resta fermo che per i Comuni (con riguardo ai rispettivi Servizi Demografici) che non siano ancora in possesso di posta elettronica certificata, l'invio da parte dei Consolati proseguirà comunque sulla casella di posta elettronica ordinaria, per il tempo strettamente necessario da parte dei Comuni a dotarsi di PEC, tenendo conto dell'urgenza richiesta.

A tal riguardo, si fa presente che il Ministero degli Affari Esteri ha segnalato molti casi nei quali risulta impossibile inviare messaggi alla casella PEC dei Comuni, in quanto tale casella risulta sovraccarica, e pertanto si richiede che vengano adottate misure organizzative idonee a superare l'inconveniente evidenziato.

Con l'occasione, si evidenzia altresì che nell'ambito dei prossimi interventi di digitalizzazione dei sistemi di comunicazione elettronica, sono in corso di emanazione appropriate direttive anche per la trasmissione da Comune a Comune di atti di stato civile con modalità telematiche, che richiederanno l'utilizzo della firma digitale.

Si pregano le SS. LL. di voler svolgere nei confronti dei comuni delle rispettive province di competenza un'azione di sensibilizzazione e di controllo affinché diano prontamente corso alle istruzioni sopra indicate.