Si fa seguito alle linee guida diramate nella materia in oggetto con circirolare n. 1 del 5 gennaio  scorso, per fornire le seguenti ulteriori istruzioni per i Servizi Demografici dei Comuni, preso atto del parere appositamente richiesto da questa Direzione Centrale alla competente Digit PA .

In primo luogo si evidenzia, come esplicitato in detto parere, che la pubblicazione nell'albo pretorio, da effettuarsi necessariamente on line, con riguardo all'avviso sia di pubblicazioni di matrimonio, sia del sunto delle domande di cambiamento del nome o del cognome, deve essere firmata. con firma digitale.

Detto procedimento di pubblicazione costituisce infatti un processo indipendente dalla produzione del documento (sia esso formato in cartaceo o in digitale), diretto a dare pubblica conoscenza, a pieno valore legale, agli atti e ai provvedimenti indicati per legge, anche quando formati da terzi, attestando nel contempo la conformità di quanto pubblicato con l'originale, l'autorevolezza dell'ente emanatore, l'autenticità, la validità giuridica e l'inalterabilità, la preservazione del valore giuridico e probatorio e la conservazione nel tempo dei documenti pubblicati. All'uopo si richiama quanto stabilito dal provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali del 24 giugno 2010, secondo il quale l'amministrazione deve provvedere a che le informazioni disponibili sul sito web "siano pubblicate in un formato e con modalità tali da non consentirne la modificazione da parte degli utenti della rete", così da garantire l'integrità dei documenti pubblicati. Tanto evidenziato, si sottolinea che l' art. 5 della Direttiva del Ministro per la Pubblica Amministrazione e l'Innovazione per la riduzione dei siti web delle pubbliche amministrazioni e per il miglioramento della qualità dei servizi e delle informazioni on line al cittadino, n. 8/2009  , prevede che le amministrazioni debbano indicare "uno o più responsabili del procedimento di pubblicazione di contenuti sui siti internet di propria competenza".

Pertanto, spetta a ciascun Comune, in ragione delle proprie modalità organizzative interne, la scelta dell'indicazione del responsabile del procedimento con riguardo ad una o ad entrambe le ipotesi di pubblicazione on line citate, da firmare digitalmente, fermo restando che la produzione del documento in originale, costituendo un processo indipendente come sopra evidenziato, resta ovviamente rimessa al funzionario competente.

Ciò non di meno, stante la specificità della materia dello stato civile, si suggerisce alle Amministrazioni Comunali di voler privilegiare la scelta dell'ufficiale dello stato civile quale Responsabile del procedimento di pubblicazione sul sito web comunale di detti avvisi inerenti lo stato civile, ferma restando la sopra ricordata autonomia organizzativa degli enti stessi.

Si soggiunge, altresì, con riguardo all'obbligatorietà della firma in ordine alle pubblicazioni on line, da parte dei Responsabili del procedimento di pubblicazione sopra citati, che, come evidenziato dal richiamato parere della Digit PA, successivamente all'emanazione delle Regole tecniche di cui all' art. 71 del d.lgs 82/2005  e s.m.i., la firma digitale potrà essere sostituita con firma elettronica qualificata.

Tanto evidenziato, si pregano le SS.LL. di volere svolgere nei confronti dei Comuni delle rispettive province di competenza un'azione di sensibilizzazione affinchè diano prontamente corso alle istruzioni sopra indicate.

Si ringrazia.