In data 31 marzo 2001 entrera' in vigore il nuovo ordinamento dello stato civile emanato con decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2001, n. 396  , sotto forma di regolamento di revisione e semplificazione ai sensi dell' art. 2, comma 12, della legge n. 127/1997  .

La nuova normativa ha profondamente modificato le competenze dell'Aniministrazione della Giustizia e i compiti delle Autorita' giudiziarie in materia.

Sotto tale aspetto, le novita' di maggior rilievo riguardano:

1. Il trasferimento delle mansioni di ordine generale del Ministero della giustizia sull'intera materia dello stato civile e il trasferimento dei poteri di vigilanza e di controllo dei procuratori della Repubblica sull'attivita' degli ufficiali dello stato civile, rispettivamente al Ministero dell'interno e ai prefetti.

2. La registrazione e la conservazione degli atti negli archivi informatici che saranno istituiti in ciascun ufficio di stato civile dopo che verranno stabilite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri le modalita' tecniche occorrenti. A partire dalla data di attivazione di tali archivi, che verra' indicata nel suddetto decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri, i provvedimenti delle autorita' giudiziarie per i quali e' prevista la trascrizione o l'annotazione in detti archivi dovranno essere senza indugio trasmessi con le nuove modalita' tecniche dalla cancelleria del giudice che li ha pronunciati all'ufficiale dello stato civile che deve trascriverli o annotarli. Nelle more, finche' non diverranno operativi gli archivi informatici, continueranno a restare in vita, in via provvisoria anche quanto alla forma e alla tenuta dei registri cartacei e alla trasmissione degli atti, le disposizioni cui fa riferimento l' art. 109, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica n. 396/2000  . La competenza ad emanare durante la fase transitoria le istruzioni sulla tenuta dei registri appartiene al Ministero dell'interno ai sensi del comma 3 del sopracitato art. 109  . Le cancellerie dei tribunali e delle corti provvederanno come per il passato a trasmettere agli ufficiali dello stato civile le copie autentiche delle sentenze e degli altri provvedimenti occorrenti ai fini della loro trascrizione o annotazione nei registri dello stato civile.

3. La possibilita' per l'ufficiale dello stato civile di rilasciare direttamente le copie integrali degli atti del proprio ufficio senza l'autorizzazione preventiva del Procuratore della Repubblica.

4. Lo snellimento delle procedure in tema di dichiarazione tardiva di nascita, di attribuzione del nome, di correzione di errori materiali, di annotazione e di rettificazione degli atti dello stato civile. In particolare:

a) La dichiarazione tardiva di nascita puo' essere raccolta e registrata dall'ufficiale dello stato civile, acquistando in tal modo piena efficacia, se il dichiarante indica le ragioni del ritardo e produce l'attestazione dell'avvenuta nascita ovvero una dichiarazione sostitutiva. In tal caso al procuratore della Repubblica verra' data comunicazione della dichiarazione tardiva per opportuna conoscenza. Invece, se non vengono rispettati i presupposti anzidetti o se la relativa dichiarazione viene omessa da chi e' tenuta a renderla, l'ufficiale dello stato civile non puo' procedere autonomamente alla formazione dell'atto di nascita. Infatti, in queste ultime ipotesi, e' previsto che l'atto di nascita mancante possa essere formato solo in forza di decreto del tribunale dato con il procedimento della rettificazione ad istanza del procuratore della Repubblica.

b) L'imposizione al neonato di un nome non consentito dalla legge, qualora il dichiarante vi insista benche' informato del divieto, non esclude la formazione dell'atto di nascita con il nome preteso dal medesimo dichiarante ma comporta l'obbligo dell'ufficiale dello stato civile di informare il procuratore della Repubblica ai fini dell'eliminazione del nome vietato mediante il procedimento di rettificazione.

c) Le correzioni degli errori materiali di scrittura possono riguardare tutti gli atti di stato civile indipendentemente dall'epoca in cui gli stessi sono stati posti in essere. Possono essere percio' corretti con la nuova procedura anche gli atti di data precedente all'entrata in vigore del nuovo ordinamento. Le correzioni avvengono ad opera dell'ufficiale dello stato civile del luogo in cui si trovano gli atti che devono essere corretti mediante annotazione sugli originali. Dell'avvenuta correzione viene data immediatamente comunicazione al procuratore della Repubblica. Questi, accertata la sua legittimita', dispone che la correzione venga fatta anche sui registri depositati presso la cancelleria del tribunale a cura del cancelliere. Altrimenti puo' ricorrere al tribunale avverso la correzione fatta dall'ufficiale dello stato civile. Allo stesso modo si correggono gli errori materiali di scrittura commessi negli atti delle Autorita' diplomatiche e consolari italiane all'estero e gli errori concernenti i cognomi imposti all'estero in difformita' della legge italiana ai cittadini nati in terra straniera o ivi riconosciuti come figli naturali ai sensi del primo comma dell'art. 262 del codice civile  . Le correzioni che in futuro devono essere apportate sui registri depositati presso le prefetture verranno ovviamente disposte dal prefetto.

d) Le procedure di annotazione sono state semplificate disponendo che le annotazioni sugli atti dello stato civile verranno apposte direttamente dall'ufficiale dello stato civile che le esegue. Per le annotazioni che devono essere eseguite anche nei registri depositati presso la cancelleria del tribunale, l'ufficiale dello stato civile ne invia copia al procuratore della Repubblica affinche' questi disponga per la loro esecuzione senza ulteriori formalita', salvo che l'annotazione debba essere rifiutata perche' contraria all'ordine pubblico. In tal caso il procuratore della Repubblica promuove l'azione di rettificazione nei riguardi dell'annotazione effettuata dall'ufficiale dello stato civile nei registri in suo possesso.

e) I procedimenti di rettificazione relativi agli atti dello stato civile possono essere promossi in ogni tempo dal procuratore della Repubblica con ricorso al tribunale che decide in camera di consiglio mediante decreto motivato. Si applicano gli articoli 737 e seguenti del codice di procedura civile  in quanto compatibili. Si e' reso quindi necessario abrogare l' art. 454 del codice civile  . Sono stati altresi abrogati, in tutto o in parte, gli altri articoli del codice civile  elencati nell' art. 110 del decreto del Presidente della Repubblica n. 396/2000  . I decreti del tribunale con cui si provvede sulle istanze di rettificazione o sulle opposizioni alle correzioni degli errori materiali di scrittura devono essere trasmessi di ufficio, per l'esecuzione, dalla cancelleria del tribunale all'ufficiale dello stato civile. Questi, per parte sua, puo' chiederne l'acquisizione su richiesta, anche verbale, di chi vi abbia interesse.

5. Il cambiamento di cognome o di nome. La relativa istanza deve essere presentata al prefetto che, nel primo caso, la trasmette al Ministero dell'interno per la decisione e nel secondo caso (cosi come per il cambiamento di cognome chiesto perche' ridicolo o vergognoso o rivelante origine naturale) pronuncia direttamente sulla domanda. In entrambi i casi, la pubblicazione della domanda che viene effettuata mediante affissione nel comune di nascita e di residenza dell'istante e' ridotta a trenta giorni (al posto dei sessanta giorni richiesti in precedenza) e quella che in passato veniva fatta mediante avviso nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica - serie speciale - non deve essere piu' eseguita.

Deve essere sottolineato che per il passaggio delle competenze che riguardano tale procedimento dal Ministero della giustizia a quello dell'interno e dalle procure generali presso le corti di appello alle singole prefetture, non vi sono nel nuovo regolamento norme che regolino espressamente le situazioni transitorie. Percio' con l'entrata in vigore della nuova legge cessa immediatamente la competenza gia' attribuita in materia al Ministero della giustizia e alle procure generali presso le corti di appello. Tuttavia, in virtu' del principio "tempus regit actum", l'attivita' compiuta in precedenza dai suddetti organi deve ritenersi validamente effettuata.

Da cio' deriva che le procure generali della Repubblica trasmetteranno puramente e semplicemente e senza alcun parere al Ministero dell'interno gli atti presso di esse pendenti relativi alle domande di cambiamento o di aggiunta di cognome gia' di competenza del Ministro della giustizia. Allo stesso modo trasmetteranno alle prefetture gli atti pendenti sulle domande di cambiamento o di aggiunta di nomi o di cambiamento di cognomi nei casi particolari su cui in precedenza dovevano provvedere direttamente. Con lo stesso atto cureranno di dare comunicazione agli interessati dell'ufficio al quale gli atti sono stati trasmessi .

Sussistono, comunque, giustificate ragioni per ritenere che i decreti definitivi emessi sotto il vecchio regime possano essere consegnati agli interessati per essere trascritti e annotati nei registri dello stato civile anche dopo il 31 marzo 2001, perche' dopo tale data si tratta solo di fare valere gli effetti di atti e procedimenti regolarmente formati e definiti in precedenza mentre era in vigore la normativa che li riguardava.

Con l'occasione appare opportuno segnalare che cessa con il nuovo ordinamento il potere dei procuratori della Repubblica di legalizzare, ove occorra, le firme degli ufficiali dello stato civile sugli atti da valere all'estero, cosi' come disposto con decreto del Ministro di grazia e giustizia in data 10 luglio 1971  , in conseguenza del passaggio al Ministero dell'interno e ai propri organi periferici dell'intera competenza sulla materia dello stato civile.

Per quanto riguarda i registri e gli atti depositati presso le cancellerie dei tribunali e i fascicoli custoditi presso le procure generali, gli stessi, per ragioni di funzionalita' organizzativa, devono continuare a restare nei rispettivi uffici giudiziari dove attualmente si trovano. Cio' consentira' agli uffici giudiziari di potere all'occorrenza rilasciare, nei casi consentiti, gli estratti, i certificati e le copie conformi degli atti conservati presso tali uffici.

Ulteriori valutazioni potranno essere fornite nel momento in cui entreranno in funzione gli archivi informatici previsti dall' art. 10 del decreto del Presidente della Repubblica n. 396/2000  .

Le SS.LL. sono pregate di voler portare a conoscenza degli uffici dei rispettivi distretti il contenuto della presente circolare con la massima urgenza.

Si ringrazia per la collaborazione.