Il servizio del casellario giudiziale annovera tra le sue finalità quella preminente di assicurare la conoscenza dei precedenti penali e di alcune informazioni ritenute dal legislatore rilevanti nei settori civile ed amministrativo, riguardanti una determinata persona. Esso si esplica attraverso due fasi: la prima attiene alla comunicazione da parte degli uffici giudiziari, per convenzione denominati uffici-schede, dei provvedimenti da iscrivere nel casellario giudiziale; la seconda riguarda l'inserimento nel sistema informativo (S.I.C.), ad opera dei casellari locali, dei dati trasmessi, i quali, dopo essere stati iscritti, divengono oggetto di certificazione. Tale ultima fase, da oltre un decennio, è gestita attraverso un sistema informatico, con forte componente telematica, distribuito su tutto il territorio nazionale.

Il testo unico emanato con D.P.R. 14 novembre 2002, n. 313  e pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 22/L, supplemento ordinario alla G.U. n. 36 del 13 febbraio 2003 - Serie generale, unifica le due fasi ed estende l'automazione all'intero servizio attraverso l'immissione diretta nel S.I.C. dei provvedimenti iscrivibili. Detta modalità, avviata nell'aprile 2000 in applicazione del decreto ministeriale 10 novembre 1999, autorizzava gli uffici giudiziari dotati dei necessari strumenti informatici alla "trasmissione per via telematica al sistema informativo del casellario giudiziale dei dati per i quali è previsto l'inserimento nelle schede per l'iscrizione delle sentenze e dei provvedimenti in materia penale di cui all' art. 686 del codice di procedura penale  ".

Attualmente risultano collegati al S.I.C. 80 uffici giudiziari ed è in corso l'evasione delle richieste prodotte da altri 40 uffici. Il numero complessivo di collegamenti da attivare per consentire a tutti gli uffici giudiziari l'accesso al S.I.C. al fine di effettuare la comunicazione telematica dei dati - considerata soltanto la certificazione del casellario giudiziale - in ottemperanza alle disposizioni contenute nel testo unico, è di circa 2500, tenuto conto che numerose sedi giudiziarie si articolano in distinte sezioni, ciascuna delle quali esplica i servizi in maniera autonoma.

Il testo unico segna un momento di profondo mutamento sia sotto il profilo normativo che sotto quello tecnologico. Con riguardo al primo, esso contiene il riordino e l'armonizzazione delle attività che riguardano non solo la materia del casellario giudiziale, ma anche quella del casellario dei carichi pendenti, dell'anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dell'anagrafe dei carichi pendenti della sanzioni amministrative dipendenti da reato, per tutto quanto attiene i provvedimenti iscrivibili, i dati delle iscrizioni, le eliminazioni delle stesse, le funzioni attribuite ai vari operatori coinvolti ed agli utenti. Sotto l'altro aspetto, quello tecnologico, è di tutta evidenza la necessità di una evoluzione dell'attuale sistema. E' in atto lo studio di fattibilità finalizzato ad individuare le caratteristiche tecniche ed architetturali in grado di soddisfare le esigenze derivanti dall'applicazione del testo unico, nonché le tecniche, le metodologie ed i modelli organizzativi necessari all'Amministrazione per controllare l'evoluzione del sistema.

Il progetto di realizzazione del Nuovo Sistema Informativo del casellario (N.S.C.) prevede a regime un elevato livello di informatizzazione dei processi che generano le informazioni e le modalità di trasmissione delle stesse al N.S.C.. L'Amministrazione, al contempo, è tenuta a garantire la gestione di un periodo transitorio, contrassegnato da una operatività non omogenea dei sistemi informatici (RE.GE., SIAP, ANAGRAFI, COMUNI, ecc.) deputati a trasmettere verso il casellario le informazioni di competenza, dalla presenza di processi non informatizzati perché ancora fondati sul trattamento e sulla trasmissione delle informazioni in modalità cartacea, dall'esigenza di acquisire in una base dati centralizzata le informazioni (carichi pendenti, sanzioni amministrative, provvedimenti amministrativi, esiti delle relative impugnazioni) da trattare poi per le finalità di certificazione ed, infine, dal conseguente processo di riorganizzazione interno all'Amministrazione. Occorrerà, in altri termini, sviluppare un passaggio graduale dall'attuale situazione, che vede impegnati gli uffici schede, i casellari locali ecc., a quella configurata dal testo unico, che immette nel sistema nuovi operatori, quali gli uffici iscrizione, gli uffici locali, gli uffici territoriali, ecc..

Afferente al processo di riorganizzazione è l'attivazione di un piano di formazione del personale, impegnato nella trasmissione telematica dei dati da iscrivere nel casellario giudiziale, da svilupparsi tramite corsi a livello distrettuale o locale organizzati dalla Scuola di formazione della pubblica amministrazione in collaborazione con il Casellario centrale. Consapevole delle esigenze sopra rappresentate, sia quelle relative agli aspetti organizzativi sia quelle riguardanti la realizzazione del Nuovo Sistema Informativo del casellario, il legislatore del testo unico ha dettato una serie di disposizioni che, oltre a indicare i principi e le funzioni del sistema informativo automatizzato, prevedono tale gestione transitoria. Di seguito si segnalano alcune novità introdotte dalle disposizioni legislative e regolamentari del testo unico, ponendo il riferimento, in questa sede, soltanto alla materia del casellario giudiziale.

Gli uffici presso le autorità giudiziarie che emettono i provvedimenti giudiziari oggetto di iscrizione, assumono la denominazione di "uffici iscrizione" ( art. 2, lett. m, t.u.  ) e attendono alla comunicazione dei provvedimenti iscrivibili nel casellario giudiziale ( art. 3 t.u.  ), sia che questa avvenga nella modalità cartacea (con schede e fogli complementari) sia che avvenga nella modalità telematica (con immissione diretta dei dati nel S.I.C., ai casellari locali (del luogo di nascita della persona alla quale si riferisce l'iscrizione).

I casellari locali assumono, nell'ambito degli uffici in cui si articola la procura della Repubblica, la denominazione di "uffici locali" ed assicurano la continuità del servizio, espletando le attività (ricezione, validazione, memorizzazione ed aggiornamento dei dati, gestione degli archivi magnetici e cartacei) finora svolte secondo le attuali modalità operative; continuano ad attendere, transitoriamente, alla eliminazione delle iscrizioni indicate nell' art. 5 t.u.  , sia in relazione a quelle di competenza dell'ufficio iscrizione, secondo le attribuzioni individuate dall' art. 15 t.u.  , sia in relazione a quelle di competenza dell'Ufficio centrale, secondo le attribuzioni individuate dall' art.19, comma 5 t.u.  ed alla eliminazione delle iscrizioni per morte della persona, secondo quanto disposto dall' art. 47 t.u.  , nonché alla eliminazione del provvedimento di grazia, iscritto a cura dell'Ufficio centrale.

La coesistenza della modalità cartacea (di gran lunga prevalente) e di quella informatica nonché l'attuale impossibilità di attivare collegamenti tra i Comuni ed il Casellario centrale non consentono di trasferire le attività di eliminazione delle iscrizioni dagli uffici locali (già casellari locali) agli uffici iscrizione ed al Casellario centrale secondo le competenze stabilite negli articoli 15  , già citato, e 19  del testo unico . Una determinazione diversa, che si assumesse nell'immediato, darebbe luogo a gravi disfunzioni nel servizio. Il Casellario centrale, attivando le procedure presenti sull'attuale sistema, sosterrà in modo adeguato gli uffici locali per l'espletamento delle attività di eliminazione.

In conclusione, all'entrata in vigore, la nuova disciplina prevista dal citato testo unico sarà applicabile solo parzialmente; alcune disposizioni, la cui indicazione è contenuta nel testo dei decreti dirigenziali ( art. 50 t.u.  ), di prossima pubblicazione, esplicheranno i loro effetti con gradualità ed in funzione degli interventi che potranno essere effettuati nell'ambito dell'attuale sistema, compatibilmente con la struttura, le potenzialità e le funzionalità dello stesso, ovvero saranno efficaci solo al momento in cui sarà operativo il nuovo sistema casellario.

Si pregano le SS.LL. di disporre affinché sia data diffusione capillare alla presente comunicazione, autorizzandone la trasmissione a mezzo fax e con ogni altro mezzo telematico, e sia data assicurazione a questa Direzione Generale, mediante comunicazione diretta al Casellario centrale (Piazza Firenze, 27 - 00186 Roma), dell'avvenuta ricezione della stessa da parte di tutti gli uffici interessati.