Il procedimento di cittadinanza ha visto negli ultimi tempi interventi di modifica normativa, amministrativa, organizzativa e tecnico informatica che ne hanno cambiato le caratteristiche essenziali e che richiedono una revisione delle regole operative.

Il nuovo sistema informativo CIVES, appena entrato in esercizio, è modellato in gran parte per rispondere efficacemente alle mutate esigenze procedimentali e deve essere utilizzato appieno per garantire la migliore attuazione delle più recenti disposizioni generali in materia di digitalizzazione dei servizi pubblici come anche della norma speciale introdotta dall' art. 33, comma 2 bis della legge 9 agosto 2013, n. 98  , di conversione del decreto legge 21 giugno 2013, n. 69  . Risulta pertanto necessario rappresentare le innovazioni e le semplificazioni procedimentali più significative, adottate anche in considerazione delle preziose osservazioni e dei delicati adempimenti di codeste Autorità riceventi.

TERMINI DI CONCLUSIONE DEL PROCEDIMENTO

Per le domande presentate a partire dal 20 dicembre 2020 il termine massimo di conclusione dei procedimenti di concessione della cittadinanza italiana viene ridotto in ventiquattro mesi prorogabili fino ad un massimo di trentasei mesi, ai sensi dell' art. 4, comma 5 del D.L. 21 ottobre 2020  , convertito con modificazioni dalla legge 18 dicembre 2020, n. 173  .

Per le istanze presentate prima della suddetta data il termine di definizione resta di quarantotto mesi. Si rammenta che il rispetto dei termini procedimentali costituisce un obbligo imprescindibile per l'Amministrazione.

Si raccomanda pertanto di ridurre i tempi per la gestione delle attività di competenza, che sono parte di un procedimento complesso, a formazione progressiva e plurisoggettiva, e le cui lungaggini, pur se riferite a singoli segmenti endoprocedimentali, possono comportare pericolosi effetti domino sulla definizione dell'intera procedura, con implicazioni negative di più vasta portata. Non può dimenticarsi infatti che l'accelerazione dell'azione amministrativa è uno dei fattori cruciali per l'ammodernamento della Pubblica Amministrazione, anche nei piani programmatici per la ripresa postpandemica.

IDENTIFICAZIONE DEL RICHIEDENTE TRAMITE SPID

In attuazione degli obblighi già previsti dal Codice dell'Amministrazione Digitale e recentemente implementati dal decreto semplificazione n. 76/2020, gli interessati presentano istanza di cittadinanza esclusivamente tramite il Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale di cittadini e imprese (SPID), l'identità digitale unica e sicura con cui è possibile accedere ai servizi on line della Pubblica Amministrazione.

Tutti coloro che hanno già presentato istanza, ancora non definita con un provvedimento finale, sono tenuti, entro il 30 settembre 2021, ad associare la pratica pendente allo SPID con una semplice procedura attivabile nel sistema, acquisendo così le nuove credenziali che consentiranno di accedere al Portale dei servizi di cittadinanza. Si tratta di un metodo di autenticazione accessibile a tutti i richiedenti la cittadinanza, semplice e agevole, che sostituisce a tutti gli effetti il documento di identità e rappresenta perciò un utile strumento di verifica della veridicità delle dichiarazioni e di semplificazione per l'avvio dell'attività di competenza in materia di cittadinanza.

ELIMINAZIONE DELLA CONVOCAZIONE DEL RICHIEDENTE

Sulla base dell'identità digitale certificata da SPID, per le Prefetture non sarà più necessario procedere alla convocazione dell'istante per l'identificazione nonché per i controlli della documentazione a corredo dell'istanza inviata on line. L'identificazione digitale consente invero di fare a meno della presenza dell'interessato negli Uffici di Prefettura e di procedere alla verifica in via esclusivamente informatica della regolarità degli atti prodotti, con indubbio vantaggio di semplificazione e snellimento degli adempimenti in capo alle Autorità riceventi.

L'eliminazione di tale passaggio procedimentale, peraltro già praticata per garantire il distanziamento sociale imposto dalla pandemia, dovrà riguardare tanto le domande nuove quanto quelle in trattazione, stante la prevista associazione a SPID anche di queste ultime.

Ciò consentirà finalmente di completare la digitalizzazione del procedimento di cittadinanza, in aderenza alle previsioni di legge, alle esigenze di funzionalità ed efficienza degli uffici interessati e alle aspettative dell'utenza. La definizione in back-office dell'istruttoria presenta infatti i vantaggi indubbi di evitare gli onerosi compiti di ricezione dell?utenza, di assolvere le necessità di distanziamento sociale, di prevenire l'accumulo - e il potenziale smarrimento - di materiale cartaceo, di organizzare con maggiore speditezza la conclusione delle istruttorie di competenza, di rispettare i tempi procedimentali, anche abbreviati, di garantire effetti deflattivi del contenzioso all'intera macchina amministrativa.

Si raccomanda pertanto di evitare sin da subito ogni ulteriore convocazione in Prefettura dei richiedenti. Nel caso sia avvertita tuttavia comunque la necessità di acquisire elementi informativi dal richiedente, si consiglia di procedere all'utilizzo del foglio notizie, così come spiegato nel punto successivo.

Peraltro, stante l'impossibilità di avvalersi dello SPID per le istanze presentate presso gli Uffici consolari, si richiama l'attenzione delle Rappresentanze diplomatiche sulla necessità di proseguire nelle modalità già ordinariamente praticate per l'accertamento di identità e conformità documentale dei richiedenti, utilizzando comunque nella massima misura possibile gli strumenti digitali a disposizione.

Vale la pena di ricordare che è stato ulteriormente rafforzato l'impianto di sicurezza delle credenziali di accesso al Portale ALI fornite agli utenti dall'estero in sede di registrazione.

FOGLIO NOTIZIE ALLEGATO ALL'ISTANZA

Al momento della compilazione della domanda nel nuovo sistema il richiedente dovrà riempire il foglio notizie, con il quale vengono richieste informazioni sul suo conto e sul suo nucleo familiare, sull'attività lavorativa e sull'adempimento degli obblighi derivanti dall'appartenenza alla collettività nazionale.

Tali elementi saranno di particolare utilità per codeste Autorità nell'espressione dell'avviso di competenza ma la mancata o parziale compilazione del suddetto foglio non potrà comunque essere motivo di ritardo nell'espressione degli elementi di competenza. Potrà essere richiesta la compilazione del foglio notizie anche in caso di istanze presentate prima della sua introduzione nel sistema informatico e tuttora in trattazione: qualora se ne ravvisi la necessità, per una compiuta espressione del parere di competenza, codesti Uffici potranno trasmettere il foglio notizie attraverso il sistema CIVES al richiedente, invitandolo a compilarlo in un termine prestabilito e a reinviarlo tempestivamente con la medesima modalità.

Si è inteso infatti responsabilizzare l'interessato sulla corretta rappresentazione delle informazioni principali che lo riguardano e che risultano determinanti per la formulazione del parere sull'istanza di cittadinanza, ferma restando la competenza dell'Amministrazione all'accertamento sull'integrazione dell'aspirante cittadino nella comunità nazionale.

CONTROLLO DELLE GENERALITA' DEL RICHIEDENTE

Nel compilare la domanda il richiedente dovrà riportare le generalità indicate in atti e documenti formati all'estero dalle competenti Autorità straniere (atto di nascita, certificato penale, passaporto) e in atti rilasciati dallo Stato italiano (permesso di soggiorno, carta d'identità), provvedendo a fornire la eventuale documentazione giustificativa in caso di discordanze.

Il sistema CIVES offre in tal senso un controllo preliminare dell'allineamento dei dati, a partire dall'identità autenticata di SPID, non consentendo l'ulteriore progressione nella compilazione della domanda in caso di difformità delle generalità, a meno che l'interessato non provveda ad inserire nell'apposito campo l'attestazione dei motivi della mancata corrispondenza.

Risulta sempre necessario comunque che codesti Uffici verifichino accuratamente la conformità tra le generalità desumibili dall'atto di nascita del Paese di origine del richiedente, dal certificato penale dello Stato di provenienza, dal suo passaporto e quelle contenute in tutti gli atti rilasciati a suo favore dalle Autorità italiane, a partire dall'identità digitale autenticata da SPID. È onere del richiedente allegare idonea documentazione che giustifichi ogni eventuale differenza tra i vari documenti presentati a corredo dell'istanza.

Il sistema CIVES provvede automaticamente a utilizzare ai fini della redazione del provvedimento finale le generalità indicate in SPID. Si è avuto modo di rilevare peraltro che talune Prefetture insistono nell'attribuire al richiedente il cognome riportato originariamente nell'atto di nascita, senza tenere adeguatamente conto delle variazioni anagrafiche, ad esempio a seguito di matrimonio, indicate nei successivi documenti di identità dell'interessato, dichiarati anche nella domanda volta ad ottenere la cittadinanza italiana.

Si invita pertanto ad evitare di porre in essere sui decreti emanati da questa Direzione Centrale impropri interventi correttivi o arbitrarie rettifiche o improvvidi incasellamenti, che risultano del tutto ingiustificati e in evidente contrasto con le previsioni europee sul diritto al nome e che non possono non comportare, ove praticati, precise responsabilità contabili a carico degli autori in ordine alle spese di lite nei giudizi instaurati dagli interessati.

VERIFICA DOCUMENTALE DELLE AUTORITA' RICEVENTI

Codesti Uffici sono tenuti al controllo informatico degli atti rilasciati dai Paesi di origine ai richiedenti di tutte le nazionalità. Ove sorgano dubbi nella verifica sulla genuinità delle legalizzazioni dei documenti inoltrati on line, si rivolgeranno alle Rappresentanze diplomatico-consolari competenti per il loro qualificato parere esclusivamente attraverso il sistema informatico CIVES. Il richiedente dovrà conservare la documentazione fino al termine del procedimento e mostrarla, se richiesto, in qualsiasi momento si rendesse necessario.

PARERE DELLA PREFETTURA E DELLA RAPPRESENTANZA CONSOLARE

Il rilevante ruolo delle Autorità riceventi nel procedimento di cittadinanza è vieppiù valorizzato nel sistema informatico CIVES. È opportuno rammentare prima di tutto che, allorché in fase di presentazione delle istanze non ricorrano i requisiti previsti dalle disposizioni vigenti, codesti Uffici dovranno attenersi alle indicazioni contenute nella circolare del 22 marzo 2019 n. 2646 adottando le procedure di rifiuto in ALI ovvero i provvedimenti di inammissibilità, al fine di non far sorgere aspettative in capo ai richiedenti.

L'espressione del parere da parte delle Prefetture e delle Rappresentanze consolari costituisce il fattore cruciale dell'intera procedura di cittadinanza: dalla sua completezza, chiarezza e tempestività derivano il corretto sviluppo delle sequenze procedimentali e la realizzazione di una istruttoria organica e mirata da parte degli Uffici Centrali.

È in corso di revisione la scansione organizzativa degli adempimenti istruttori di competenza delle Autorità riceventi al fine della loro velocizzazione e semplificazione nel sistema informatico. È in fase di semplificazione anche il procedimento istruttorio informatico che riguarda la concessione della cittadinanza per matrimonio per coloro che sono residenti all'estero. Per tali fattispecie infatti le Rappresentanze diplomatico consolari forniranno direttamente le loro valutazioni tecniche propedeutiche alla conclusione dell'iter endoprocedimentale, consentendo all'ufficio centrale di definire le istanze. Si anticipa sin d'ora che il parere reso dalla Prefettura e dalla rappresentanza consolare deve essere inteso come la sommatoria di tutti gli accertamenti posti in essere e dell'esame effettuato sui diversi profili, di residenza, penale e reddituale, e deve intervenire, attraverso la colorazione della casella nel sistema informatico, solo a conclusione dell'attività svolta sulla pratica.

RAPPORTI INFORMATIVI DELLE QUESTURE

Nel procedimento di concessione della cittadinanza italiana le Questure hanno un ruolo di significativa rilevanza, essenziale per la valutazione finale dell'Amministrazione. In tal senso si prega la Segreteria del Dipartimento di Pubblica Sicurezza di sensibilizzare le Questure a proseguire nella loro preziosa azione di analisi e informazione, nel quadro della feconda cooperazione istituzionale che costituisce l'architrave del settore della cittadinanza. Il nuovo modello di rapporto informativo presente nel sistema CIVES è finalizzato ad acquisire elementi utili sulla irreprensibilità della condotta degli istanti e dei loro familiari.

Tali elementi sono determinanti ai fini della valutazione dell'integrazione del soggetto e del relativo nucleo familiare nella comunità nazionale, sotto il profilo della conoscenza e osservanza delle regole giuridiche e civili che la connotano. Si rammenta che le Questure nell'ambito della propria discrezionalità tecnica sono tenute ad esprimere un giudizio sull'eventuale pericolosità sociale del soggetto, anche e soprattutto in presenza di reati risalenti. I più recenti arresti giurisprudenziali hanno evidenziato infatti come sia onere dell'Amministrazione acquisire elementi aggiornati sulle pendenze penali.

Si coglie pertanto l'occasione per segnalare l'opportunità che le Autorità di pubblica sicurezza facciano conoscere tempestivamente l'esito dei procedimenti penali a carico dei richiedenti, ai fini della migliore definizione delle pratiche di cittadinanza.

COMUNICAZIONE CON IL RICHIEDENTE

Tutte le comunicazioni con l'interessato dovranno avvenire tramite CIVES attraverso la funzionalità della comunicazione informatica, che consente di notificare atti e documenti all'interessato, evitando la sua convocazione in presenza negli Uffici o l'utilizzo di modalità cartacee, quali l'invio della raccomandata con ricevuta di ritorno, in contrasto con la previsione della totale digitalizzazione del procedimento di cittadinanza.

Attraverso l'esclusivo canale informatico verranno quindi forniti i preavvisi di inammissibilità o di diniego dell'istanza di cittadinanza, le risposte alle richieste di accesso agli atti del procedimento, le notifiche dei provvedimenti conclusivi di concessione.

A tal fine si precisa che l'indirizzo e-mail dichiarato sul portale ALI al momento dell'inoltro della domanda on line costituisce domicilio eletto, ai sensi dell' art. 47 del codice civile  . Questa Direzione Centrale ha inoltre attivato il collegamento con "IO APP", applicazione scaricabile su smartphone, principale punto di contatto digitale con la P.A., destinato a garantire trasparenza e informazione ai richiedenti sull'andamento della pratica e a consentire una più rapida interazione con gli Uffici nella definizione del procedimento.

SOSPENSIONE DELLA VERIFICA DEI REQUISITI AI FINI DELLA NOTIFICA DEI DECRETI

Si conferma la perdurante sospensione dell'attività di verifica della permanenza dei requisiti in capo ai richiedenti all'atto della notifica dei decreti di concessione della cittadinanza, fatta salva quella effettuata con SDI. Sarà cura di questa Direzione Centrale comunicare la ripresa dell'attività ordinaria di controllo.

NOTIFICA DEI DECRETI

Le notifiche dei provvedimenti, siano essi di concessione o di reiezione, devono essere effettuate con tempestività per concludere l'iter concessorio. Infatti situazioni pendenti possono determinare contenziosi e conseguenti responsabilità erariali in caso di ritardi ingiustificati. Il sistema informatico consente anche di procedere alla notifica digitale del provvedimento. Si consiglia in particolare di utilizzare tale modalità soprattutto per notificare i provvedimenti di concessione al fine della velocizzazione del procedimento. In tal senso è opportuno che siano individuate anche soluzioni semplificate d'intesa con i Comuni che dovranno procedere all'effettuazione del giuramento.

A tal fine, si ritiene utile specificare che per il perfezionamento della notifica è sufficiente anche l'attestazione di compiuta giacenza, e che, in caso di irreperibilità o di indirizzo sconosciuto, i Comuni potranno procedere ai sensi dell'art. 140 ovvero 143 c.p.c., comunicando alle Prefetture la conclusione dell'adempimento.

Trascorsi sei mesi da tale comunicazione, il relativo procedimento di cittadinanza potrà essere concluso con la decadenza per mancato giuramento. Si sarà grati al Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale per la diffusione alle sedi consolari di tutte le presenti indicazioni e per la loro sensibilizzazione alla consueta cooperazione.

Nella consapevolezza delle grandi difficoltà che gli Uffici in indirizzo stanno affrontando quotidianamente per fronteggiare la delicata emergenza epidemiologica in corso, corre l'obbligo di sottolineare quanto sia fondamentale il contributo di ciascuna componente del "Sistema Cittadinanza" alla piena realizzazione degli obiettivi di efficienza e buon andamento nell'attività di competenza.

Si ringraziano le SS.LL. per l'instancabile impegno profuso e si resta come sempre a disposizione per ogni utilità.