Con note n. 3327 del 14 luglio 2021 e n. 6518 del 19 ottobre 2021, dal Dipartimento per l'Amministrazione generale, per le politiche del personale dell'amministrazione civile e per le risorse di strumentali e finanziarie furono diramate alcune comunicazioni del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale, con allegate delle Note Verbali, intercorse tra lo stesso Dicastero e le Autorità argentine, relative alle carattenstiche dei nuovi formati elettronici delle apostille e delle legalizzazioni di validità internazionale nonché degli atti di stato civile in formato digitale emessi da quel Paese.

In particolare, con esse si informava dell'implementazione, a far data dal 15 aprile 2019, del sistema di Gestione Documentale Elettronica (EDM) quale "unico mezzo per l'apposizione di apostille e delle legalizzazioni di validità internazionale emesse nella Repubblica Argentina" e della creazione di un registro elettronico centralizzato di tutte le apostille e le legalizzazioni rilasciate da quelle Autorità, consultabile su un sito web governativo.

Nel contempo, si Informava, altresi, che alcune province argentine avevano dato avvio al rilascio di atti dello stato civile in supporto elettronico con firma digitale, e la contestuale permanenza in altre province di siffatti documenti in supporto cartaceo con timbro e firma olografa. Le province argentine che attuano tale nuova procedura hanno, pertanto, convertito in formato digitale tutti gli atti di stato civile di pertinenza, sui quali viene apposta, ai fini della loro trascrizione all'estero, l'apostille elettronica (c.d. e-Apostille).

A seguito della predetta innovazione tecnologica, un numero crescente di cittadini argentini ha presentato ai Comuni italiani istanze volte prevalentemente al riconoscimento della cittadinanza italiana, corredate da atti di stato civile stampati direttamente dal portale elettronico argentino e muniti di traduzione.

Risulta, però, che molti ufficiali dello stato civile non ritengono tali documenti conformi alle previsioni contenute all'art. 23 del Codice dell'amministrazione digitale, in quanto presentati in forma di copia analogica munita di un'apostille elettronica che gli interessati ottengono tramite la citata piattaforma informatica denominata GEDO. La questione è stata sottoposta dall'ANUSCA che da numerosi Comuni, segnalando, contestualmente, difficoltà operative riscontrate dagli ufficiali dello stato civile nell'accesso al relativo sito web realizzato in lingua straniera. AI riguardo, in considerazione della complessità del tema, affrontato in numerose interiocuzioni con le Autorità argentine e il Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale, è emersa l'esigenza di un approfondimento tecnico-giuridico da parte dell'Agenzia per l'Italia Digitale, volto a verificare la validità della predetta soluzione informatica sulla base della disciplina di settore.

Con l'allegata nota del 7 giugno (ALL.1), la predetta Agenzia, nel dar conto della disamina effettuata, chiarisce che il sistema tecnologico argentino, sotto il profilo tecnico-giuridico (oltre a risultare in linea con le procedure di implementazione dell'apostille elettronica diffusesi, a partire dal 2006, tra i Paesi sottoscrittori della Convenzione dell'Aja e con le previsioni normative contenute nella legge 22 novembre 1988, n. 533  recante "Ratifica ed esecuzione dell'accordo tra la Repubblica Italiana e la Repubblica Argentina sullo scambio degli atti dello stato civile e l'esenzione della legalizzazione per taluni documenti firmato a Roma il 9 dicembre 1987" appare coerente con le disposizioni vigenti in materia nel nostro ordinamento, in particolare con quanto statuito dal citato art. 23 del Codice dell'amministrazione digitale.

L'AGID ha quindi evidenziato i seguenti aspetti:

- "gli atti argentini redatti in formato pdf e sottoscritti con firma digitale costituiscono documento originale informatico conservato dalla pubblica amministrazione";

- l'apostille elettronica apposta al documento informatico, conformemente alla Convenzione dell'Aja del 1961, "attesta l'autenticità della firma, il titolo secondo il quale il firmatario ha agito e, ove occorra, l'identità del sigillo 0 del bollo onde l'atto è rivestito, mentre non certifica il contenuto dell'atto sul quale è presente";

- "la presenza della firma digitale sull'apostille che è apposta sull'atto pubblico al quale si riferisce attestandone, come detto, l'autenticità della firma, nonché il titolo secondo il quale il firmatario ha agito, è garanzia dell'immodificabilità e autenticità del documento informatico composito costituito da apostille e atto pubblico ad essa riferibile;"

- "l'apostille elettronica è rilasciata dall'autorità argentina preposta, posteriormente o all'atto pubblico al quale si riferisce e la sua verifica con esito positivo ne costituisce, per logica costruttiva, una sorta di attestazione di conformità rilasciata dal pubblico ufficiale argentino a ciò autorizzato;"

- "il documento prodotto dal cittadino argentino allo sportello dell'ufficiale dello stato civile a sostegno della propria istanza è indubbiamente la copia analogica (cartacea) di un documento informatico che contiene in sé gli elementi tramite i quali è possibile accedere al documento informatico, ovvero verificare la corrispondenza allo stesso della copia analogica."

Nel contempo, però, la stessa Agenzia ha evidenziato che il servizio web reso disponibile dalle Autorità argentine consente di verificare unicamente le apostille elettroniche rilasciate a partire dal 15 aprile 2019.

Pertanto, sono ricevibili gli atti argentini, presentati all'ufficiale dello stato civile a corredo di istanze, muniti di apostille elettronica rilasciata da tale ultima data (15 aprile 2019), previ i necessari riscontri da effettuare attraverso la procedura evidenziata nello stesso documento dell'AGID sopra citato e descritta nell'allegato tutorial fornito dal Consolato argentino a Roma (ALL.2).

Effettuate tali verifiche, l'ufficiale dello stato civile avrà cura di riportare in calce all'atto presentato in forma analogica, l'attestazione della sua "corrispondenza" al documento informatico ad esso riferito, indicandone puntualmente gli estremi identificativi, senza procedere all'acquisizione e all'inserimento nel relativo fascicolo dell'originale informatico collegato all'apostille, il quale, infatti, verrà conservato a tempo illimitato dalle Autorità argentine, secondo le specifiche intese intercorse, come prescritto dal sopra menzionato art. 23.

Per gli atti antecedenti la data del 15 aprile 2019, invece, non essendo possibile effettuare per via telematica la verifica dell'apostille con le modalità suindicate, i cittadini argentini devono richiedere alle competenti Autorità consolari l'apposizione di una valida apostille, prima dell'esibizione del documento all'ufficiale dello stato civile.

Si evidenzia, infine, che l'Ambasciata Argentina in Italia, oltre ad avere assicurato gli adempimenti sopra indicati, procederà alla realizzazione di una versione della specifica pagina web del citato portale anche in lingua italiana, al fine di agevolare l'attività degli ufficiali dello stato civile.

Ciò premesso, si pregano le SS.LL. di portare a conoscenza quanto rappresentato ai Sigg.ri Sindaci per le necessarie, conseguenti istruzioni ai competenti uffici.

Si ringrazia per la consueta, fattiva collaborazione.

All. - Nota su apostille

All. 2 - Allegato Tutorial del Consolato Argentino